Utkast til forslag for bruk av persondata i Samfundets medlemsregister

Foreløpig er dette løse tanker om hvordan vi innhenter persondata, hvorfor vi gjør det og hva vi ønsker å bruke dataene til.

Medlemskort og registrering

Alle medlemmer ved Samfundet får utstedt et medlemskort som de kan velge å registrere selv - foruten dersom medlemmet også er aktiv på Huset. Dersom kortet ikke registreres, innehar ikke Samfundet noen personopplysninger om medlemmet, men en er like fullverdig medlem.

Registreringen gir enkelte fordeler:

Nytt kort vederlagsfritt dersom kortet mistes
Varsling dersom mistet kort blir funnet på Samfundet
Mulighet for diverse medlemstilbud, som prøveabonnement på Adresseavisen
Påmelding på e-post-lister med informasjon om hva som skjer på Samfundet
Forenklet stemming ved skriftlig valg i Storsalen
Mulighet for å kjøpe billetter til arrangementer på Samfundet som knyttes til medlemskortet

Persondata som er obligatoriske å oppgi ved registrering av medlemskapet:

Kortnummer og oblatnummer: For å sjekke at medlemskapet er gyldig
Fornavn, etternavn og fødselsdato: For å identifisere medlemmer noenlunde unikt
E-post-adresse: Primær kontaktkanal for administrative henvendelser
Passord: For å logge på medlemsidene
Studiested: For statistikkens skyld?

Persondata som er mulig å registrere som tilleggsopplysninger:

Telefonnummer
Hjemstedsadresse
Studieadresse
Studieretning
E-post-lister med medlemsinformasjon
Prøveabonnement på Adresseavisen

Tilleggsinformasjonen kan være nyttig ifm. Samfundets kontakt mot gjengmedlemmer og panger.

Informasjon om hvem som har bestilt prøveabonnement på Adresseavisen lagres for å hindre at samme medlem benytter seg av tilbudet flere ganger.

Medlemmene kan til enhver tid logge på medlemsidene og se og endre opplysningene om seg selv, med unntak av medlemskortnummer.

Persondata for medlemmer som er aktive på Huset

Dersom et medlem er aktivt på Huset (altså er tatt opp i en gjeng, komité, tilsluttet forening, styre, akademisk radioklubb, en av Finansstyrets undergrupper, UKA, ISFiT eller andre grupperinger som allment regnes som tilhørende Huset), endrer det rammevilkårene for bruk av personopplysninger i medlemsregisteret. Behovet for nærmere kontaktinformasjon overfor Husfolk er betraktelig større.

For å utstede et ID-kort kreves det at medlemmet har registrert medlemskortet sitt, og at det registreringen er oppdatert med et gyldig oblat for inneværende semester. Det lagres det opplysninger om hvilket ID-kort medlemmene innehar og kronologisk informasjon om hvilke grupperinger i Samfundet medlemmet hører til eller har hørt til under.

Bruk av persondata

Studentersamfundet i Trondhjem er en forening med medlemmer, og er dermed unntatt meldeplikt for personregister. Medlemsregistret skal være i tråd med gjeldende lover og forskrifter.

Bruk ved aktivt samtykke

E-post-lister medlemmene har meldt seg aktivt på, kan brukes til å kontakte medlemmene med informasjon om det listen omhandler.

Administrativ bruk

Personopplysningene brukes i adminstrativ sammenheng på følgende måter:

For utdeling av nytt passord til medlemmets innlogging på medlemsidene
Når et tapt kort gjenfinnes på Samfundet og registreres som tapt, sendes det automatisk en e-post til medlemmet som forteller at kortet er funnet
Dersom medlemmet får utstedt et ID-kort, sendes det en e-post som minner medlemmet på å sette PIN-kode på kortet
Feilsøking av tilstøtende systemer (herunder nøkkelkortfunksjon på ID-kort, bruker i Samfundets EDB-anlegg, billettkjøp registrert på medlemskort, registrering av gjengmedlemskap og andre tilsvarende aktiviteter)

Bruk av persondata for Husfolk

De utvidete opplysningene om Husfolk brukes til følgende formål:

Registrere opptak i gjenger og grupperinger på Huset
Gi tilgang til dører på Huset styrt av nøkkelkortfunksjonen på ID-kortene
Gi tilgang til ressurser i Samfundets EDB-anlegg
Skrive ut kontrollørkort utstedt av Husmann

I forbindelse med registrering av opptak i gjenger får gjengsjef (eller person utnevnt av gjengsjef til formålet) tilgang til å søke etter medlemmer i medlemsregisteret, og følgende informasjon om medlemmer tatt opp i egen gjeng: Fornavn, etternavn, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse, ID- og medlemskortnummer og vervets varighet. Gjengsjefen skal utelukkende bruke informasjonen i søket til opptaksrelaterte oppgaver.

Dersom en gjeng ønsker å bruke persondata fra medlemsregisteret til andre formål, skal medlemmene i gjengen opplyses om dette.

TODO: Potensielt forslag: Grupperinger innen Samfundet, som til eksempel UKA og ISFiT, har iblant et ønske om utvidet bruk av persondata i medlemsdatabasen. Eksempelvis har UKA vanligvis et intranett med opplysninger om alle UKEfunkene. Dersom et medlem ønsker å dukke opp i slike registre, kan samtykke til dette gis på Samfundets medlemsider.

Anonym statistikk

Opplysningene i medlemsregisteret kan brukes til statistiske formål, hvor enkeltmedlemmers anonymitet ivaretas.

Annen bruk

Personopplysninger kan brukes til datateknisk og administrativ feilsøking og feilretting. Eksempler på dette kan være ved sterk mistanke om bevisst eller ubevisst misbruk av dataressurser, nøkkelkort eller feilregistrerte medlemskort og oblater. Svært åpenbare feilregistreringer av personopplysninger kan korrigeres uten å underrette medlemmet, for eksempel hvor ett og samme medlem har registrert forskjellige kort flere ganger.

All annen bruk av medlemsregisteret skal godkjennes av Styret, eller, dersom det foreligger en prekær hastesak, Styrelederen.

Nyttige linker

Datatilsynet om persondatahåndtering for foreninger

Lenker: Start