Bruk av persondata i Samfundets medlemsregister

Medlemskort og registrering

Alle medlemmer ved Samfundet får utstedt et medlemskort som de kan velge å registrere selv - foruten dersom medlemmet også er aktiv på Huset. Dersom kortet ikke registreres, innehar ikke Samfundet noen personopplysninger om medlemmet, men en er like fullverdig medlem.

Registreringen gir enkelte fordeler:

Persondata som er obligatoriske å oppgi ved registrering av medlemskapet:

Persondata som er mulig å registrere som tilleggsopplysninger:

Tilleggsinformasjonen kan være nyttig ifm. Samfundets kontakt mot gjengmedlemmer og panger.

Informasjon om hvem som har bestilt prøveabonnement på Adresseavisen lagres for å hindre at samme medlem benytter seg av tilbudet flere ganger.

Medlemmene kan til enhver tid logge på medlemsidene og se og endre opplysningene om seg selv, med unntak av medlemskortnummer.

Persondata for medlemmer som er aktive på Huset

Dersom et medlem er aktivt på Huset (altså er tatt opp i en gjeng, komité, tilsluttet forening, styre, akademisk radioklubb, en av Finansstyrets undergrupper, UKA, ISFiT eller andre grupperinger som allment regnes som tilhørende Huset), endrer det rammevilkårene for bruk av personopplysninger i medlemsregisteret. Behovet for nærmere kontaktinformasjon overfor Husfolk er betraktelig større.

For å utstede et ID-kort kreves det at medlemmet har registrert medlemskortet sitt, og at det registreringen er oppdatert med et gyldig oblat for inneværende semester. Det lagres det opplysninger om hvilket ID-kort medlemmene innehar og kronologisk informasjon om hvilke grupperinger i Samfundet medlemmet hører til eller har hørt til under.

Bruk av persondata

Studentersamfundet i Trondhjem er en forening med medlemmer, og er dermed unntatt meldeplikt for personregister. Medlemsregistret skal være i tråd med gjeldende lover og forskrifter.

Bruk ved aktivt samtykke

E-post-lister medlemmene har meldt seg aktivt på, kan brukes til å kontakte medlemmene med informasjon om det listen omhandler.

Administrativ bruk

Personopplysningene brukes i adminstrativ sammenheng på følgende måter:

Bruk av persondata for Husfolk

De utvidete opplysningene om Husfolk brukes til følgende formål:

I forbindelse med registrering av opptak i gjenger får gjengsjef (eller person utnevnt av gjengsjef til formålet) tilgang til å søke etter medlemmer i medlemsregisteret, og følgende informasjon om medlemmer tatt opp i egen gjeng: Fornavn, etternavn, fødselsdato, telefonnummer, e-postadresse, ID- og medlemskortnummer og vervets varighet. Gjengsjefen skal utelukkende bruke informasjonen i søket til opptaksrelaterte oppgaver.

Dersom en gjeng ønsker å bruke persondata fra medlemsregisteret til andre formål, skal medlemmene i gjengen opplyses om dette.

Anonym statistikk

Opplysningene i medlemsregisteret kan brukes til statistiske formål, hvor enkeltmedlemmers anonymitet ivaretas.

Annen bruk

Personopplysninger kan brukes til datateknisk og administrativ feilsøking og feilretting. Eksempler på dette kan være ved sterk mistanke om bevisst eller ubevisst misbruk av dataressurser, nøkkelkort eller feilregistrerte medlemskort og oblater. Svært åpenbare feilregistreringer av personopplysninger kan korrigeres uten å underrette medlemmet, for eksempel hvor ett og samme medlem har registrert forskjellige kort flere ganger.

All annen bruk av medlemsregisteret skal godkjennes av Styret, eller, dersom det foreligger en prekær hastesak, Styrelederen.

Nyttige linker

Datatilsynet om persondatahåndtering for foreninger

Lenker: Start, medlemsdb2

Mail: itk@samfundet.no | Telefon: 992 15 925 | Sist endret: 2013-04-04 08:45 | Revisjon: 8 (historie, blame) | Totalt: 1419 kB | Rediger