Brukerveiledning for Robokop

Robokop er Samfundets rombookingssystem. Som frivillig på Samfundet har du muligheten til å reservere et hvilket som helst av Samfundets lokaler, når som helst - forutsatt at forespørselen blir godkjent av en administrator.

Lurer du på noe du ikke finner ut av her? Send en epost til itk@samfundet.no, så skal vi hjelpe deg!

Innholdsfortegnelse

1 Grunnleggende bruk

1.1 Tidslinjen
1.2 Detaljvisning
1.3 Ny forespørsel
1.4 Mine reservasjoner
1.5 Kalender
1.6 Tilbakemeldinger

2 Veiledning for administratorer

2.1 Behandle forespørsler
2.2 Konfliktløsning

2.2.1 Repeterende reservasjoner

2.3 Alle reservasjoner

3 Ting du bør vite

Grunnleggende bruk

Det eneste som er viktig å forstå når du bruker Robokop, er at du legger inn forespørsler. Hvis en administrator godkjenner den, blir den en reservasjon. I denne veiledningen vil ordene for korthets skyld bli brukt litt om hverandre, men det bør være klart fra konteksten hva som menes.

Tidslinjen

På forsiden kan du se en tidslinje med alle reservasjoner og forespørsler som eksisterer denne uken. Du velger uke ved å bruke skjemaet øverst på siden, eller ved å trykke på Forrige uke/Neste uke.

Tidslinjen er fargekodet. Det betyr følgende:

Lysegrå felter representerer ledige tidsrom.
Gule felter representerer forespørsler som hverken har blitt godkjent eller avvist av administrator.
Blå felter representerer godkjente reservasjoner.

Hvis du har lyst til å vite mer om en forespørsel, kan du holde pekeren over den. Hvis du vil vite mer enn tittel og gjeng, kan du klikke på forespørselen for å se en Detaljvisning.

Detaljvisning

Dersom du trykker på en reservasjon, tas du til en side med utfyllende informasjon.

Reservasjonen du trykket på blir uthevet i en mørkere farge. I tillegg vises de andre reservasjonene som foregår samme dag på samme rom.

Ny forespørsel

Du kan komme til reservasjonsskjemaet tre måter:

Ny forespørsel øverst på alle sider.
Tidslinjen.
Forespør reservasjon øverst til høyre på detaljside for reservasjon.

Derfra blir du tatt til reservasjonsskjemaet. Feltene der skal være selvforklarende, men legg merke til to ting:

Hvis arrangementet du forespør gjentar seg samme ukedag i flere uker, kan du velge Repeterer og antall repetisjoner.
Du kan reservere flere rom samtidig.
Hvis forespørselen din overlapper med en annen, får du en advarsel. Du kan da velge å sende forespørselen likevel, men det anbefales å endre tidspunkt eller rom.

Mine reservasjoner

Du kan se forespørslene og reservasjonene dine ved å gå til Reservasjoner. Hver rad i tabellen viser en reservasjon som du kan trykke på for å få mer informasjon. Til høyre i hver rad har du muligheten til å Endre eller Slette reservasjoner.

Hvis du vil endre tittel, beskrivelse eller andre felter, trykk på Endre. Merk at du ikke kan endre på en repeterende reservasjon.

Hvis du vil trekke tilbake en reservasjon, trykk på Slett. Hvis du kommer borti knappen med et uhell, har du muligheten til å angre deg før den faktisk slettes.

Kalender

Du kan også se en liste over hva som skjer ved å gå til Kalender øverst på siden. Merk at bare godkjente reservasjoner vises her.

Tilbakemeldinger

Vi i ITK setter stor pris på tilbakemeldinger, enten det er i form av feilmeldinger eller forbedringspotensiale. Send en epost til itk@samfundet.no, så skal vi se hva vi kan gjøre!

Veiledning for administratorer

Som administrator har du utvidete rettigheter i Robokop. Godkjenne og avslå forespørsler, og du kan se, endre og slette reservasjoner uavhengig av eier.

Behandle forespørsler

Dersom det ligger forespørsler til behandling, vil du se dette vist øverst på skjermen.

Hvis du trykker deg inn her, kan du se alle ubehandlede forespørsler. For hver forespørsel vises relevant informasjon, og du har muligheten til å umiddelbart godkjenne eller avslå forespørselen. Hvis forespørselen overlapper med andre forespørsler eller reservasjoner, kan du gå til konfliktløsningsgrensesnittet ved å trykke på Løs konflikt.

Konfliktløsning

En konflikt er to eller flere reservasjoner som overlapper hverandre – også kjent som dobbeltbooking. I konfliktløsningsgrensesnittet blir du presentert informasjonen du trenger for å løse en konflikt. Du får se en tidslinje som viser alle reservasjoner den aktuelle dagen, med de konfliktskapende reservasjonene uthevet. Under tidslinjen kan du se en tabell med mer utfyllende informasjon om hver reservasjon.

Du har tre mulige handlinger per reservasjon i konflikt: Godkjenn, Avslå og La stå. Du kan enten velge alternativet du ønsker i tabellen, eller du kan peke på en reservasjon i tidslinjen og trykke deg gjennom de ulike handlingene. Merk at du her ikke han avslå godkjente reservasjoner.

Når du mener at du har løst konflikten, trykk på Lagre. Husk at du ikke trenger å behandle alle forespørslene – det er helt greit å la noen stå hvis du trenger mer tid.

Dersom konflikten ikke er helt løst, får du en advarsel. Det anbefales at du går gjennom konflikten på nytt, og løser alle konfliktene. Hvis du mot formodning skulle ha god grunn for å godkjenne en konflikt, kan du gjøre dette ved å velge Tillat konflikt.

Repeterende reservasjoner

Hvis en av forespørslene i konflikten er repeterende, blir situasjonen noe mer kompleks. Øverst på konfliktbehandlingssiden vil du først ha muligheten til å behandle den repeterende forespørselen som helhet.

Dersom du vil godkjenne godkjenne reservasjonen minst én dag, må du velge Godkjenn her. Hvis hele forespørselen skal avvises, velger du Avslå. Deretter skroller du nedover, og håndterer én og én konflikt.

Noen ting å passe opp for:

Du kan ikke kan godkjenne dager enkeltvis i en repeterende hendelse. Du må først godkjenne den repeterende reservasjonen som helhet øverst på siden, for deretter å enkeltvis avslå dagene som ikke skal godkjennes.
Ikke la deg forvirre av fargene. Gul betyr forespurt, blå betyr reservert, grønn betyr godkjenn og rød betyr avslå.

Når du er ferdig trykker du som vanlig Lagre nederst.

Alle reservasjoner

Som administrator har du muligheten til å se, endre og slette alle forespørsler og reservasjoner. For en fullstendig liste, se Reservasjoner.

Ting du bør vite

Det sendes ut epost når du godkjenner, avslår, endrer eller sletter en reservasjon. Dersom du endrer eller sletter en godkjent reservasjon, send selv en epost til eieren.
Forespørsler som reserverer flere rom deles opp i enkeltforespørsler med ett rom per forespørsel.
Dersom en forespørsel har en kommentar til administrator, vises det med et lite ikon.
Det eksisterer ikke noen historikk over handlinger, så tenkt deg om to ganger før du endrer eller sletter en reservasjon.
Spør oss! Hvis du har spørsmål eller forslag til forbedringer, send en epost til itk@samfundet.no, så skal vi se hva vi kan gjøre!

Lenker: Start