Design av Dyrt

UKA (og etterhvert Samfundet) trenger et system for å få oversikt over kontantbeholdningen. Tidligere ble det brukt et program som heter CashController, som kjørte på skrue mot en MSSQL-database. Dette dokumentet er vagt saksa frå det første designspesifikasjonsdokumentet (*puh*) utlevert av Rein, og senere utvidet litt etter behov.

Idé

Man vil ha oversikt over alle pengekasser og safer som økonomigjengen bruker under UKA, som enten står på kassekontoret eller ute på utsalgssteder (eller andre steder hvor man trenger kontanter).

Deler

Hovedsafen med den sentrale kontantbeholdningen.
Et gitt antall pengekasser/mindre safer, midlertidige lager. Evt. kan man se på disse som permanente kasser som er ute og taper penger.

Bruk

Det er fire hovedinteraksjoner man vil ha med systemet:

Hente ut en pengekasse fra kassekontoret (utlevering).
Hente ut mer veksel (delutlevering).
Levere inn overskytende veksel og sedler (delinnlevering).
Levere inn pengekassen med telling og oppgjør (innlevering).
Flytte penger fra safen til banken.
Hente penger fra banken til safen.
Eksport av transaksjoner til Visma.
Kontrolltelling av kontantbeholdning.

Innlevering av pengekasse

Når man leverer inn en pengekasse telles kontantbeholdningen i den opp, og man får et telleark tilbake som sier nøyaktig hva som var i kassen. Denne rapporten er endelig, og kobles sammen med vareoppgjøret for det aktuelle utsalgsstedet. I tillegg til kontantbeholdningen skal de som leverer inn kassen opplyse om hvor mye de har hatt i omsetning på kortterminalen, men dette skal behandles som en separat regnskapsskonto (se også nedenfor om Visma-integrasjon).

Integrasjon mot Visma

Man skal kunne eksportere alle transaksjoner koblet til en viss kasse til en tekstfil som Visma greier å tolke. Kassene må derfor også ha mulighet for å bli koblet mot spesifikke regnskapskontonummer (i Visma).

Ymse

Systemet skal også håndtere sjettongene fra Monte Carlo.
Systemet må støtte flere forskjellige organisasjoner med separate regnskap.
Det hadde vært ønskelig med støtte for flere forskjellige valutaer.

Use Cases

1. Starte kasseoppgjer

Seljar vil opne opp ein bar eller ein utsalsstad, og treng kasse med vekselpengar.

Fylgjande blir registrert:

Ein unik ID på kassaoppgjeret (blir satt av databasen).
Tidspunkt for opning
Utsalsstad.
Salsansvarleg.
Eigar (eigar er typisk ein gjeng).
Kva safe som brukes (vanlegvis hovudsafe)
Vekselbeløp.
Mogelegheit for å spesifisere antal av kvar valør (mynter og/eller setlar).
Fysisk ID (eller namn) på boks som blir brukt.

Følgjande prosedyre blir brukt:

Kasserar går på «Ta ut».
Dyrt spør om naudsynt informasjon for oppgjeret.
Dyrt oppretter ein unik ID på det nye oppgjeret.
Dyrt skriv ut to kvitteringar på opninga, til seljar og Kassekontoret

Tilhøyrande reknskapstransaksjoner:

Oppstartsbeløp frå valgt safe-konto til sirkulasjonskonto (felles for alle opne oppgjer).
Tilleggsinformasjon
Unik ID på dette oppgjeret
Ansvarsperson

2. Avslutte kasseoppgjer

Når ein seljar er ferdig for dagen, og skal ta oppgjeret for dagens sal, er oppteljing og innlevering av vekselkasse ein del av rutina. Vekselkassen leveres på Kassekontoret.

Fylgjande blir registrert:

ID på kasseoppgjeret (tildelt frå Dyrt)
Tidspunkt for avslutning
Kva safe som blir brukt (vanlegvis hovudsafe)
Kassabehaldning
Mogelegheit for å spesifisere antal av kvar valør (for hjelp til teljing).
Beløp for registrerte andre verditypar

Følgjande prosedyre blir brukt:

Trykk på «Vekselkassar».
Vel den aktuelle kassen, og trykk «Oppgjer»
Mogelegheit for å lagre utan å ferdigmelde, i tilfelle problem som skal sjekkast opp.
Bruk teljinga for å sjekke om det er korrekt innhald
Ved ferdigmelding skriver Dyrt ut to kvitteringar på oppgjeret, til seljar og Kassakontoret.

Tilhøyrande reknskapstransaksjoner:

Kassens totale omsetning (ikkje totalbehaldning) overføres frå omsetningskonto (som motreknes salssystemet) til sirkulasjonskonto (felles for alle opne oppgjer).
Total kontantbehaldning overføres frå sirkulasjonskonto til valt safe.
For dei andre verditypane f.eks. bong og rekvivisjon, overføres beløp frå sirkulasjonskonto til verditypane sine respektive konti.
Tilleggsinformasjon: - Unik id på oppgjeret - Ansvarspersonar

3. Uttak av veksel

Om vekselbehaldninga minkar, eksempelvis på grunn av mykje bankuttak, treng selgar meir veksel frå kassekontoret.

Fylgjande informasjon trengs:

ID på kasseoppgjeret.
Tidspunkt for transaksjon.
Kva safe som brukes (vanlegvis hovudsafe, men ein veit aldri).
Vekselbeløp.
Mogelegheit for å spesifisere antal av kvar valør (for hjelp til teljing).

Fylgjande prosedyre blir brukt:

Kasserer vel «uttak av veksel» i Dyrt.
Dyrt spør etter naudsynt informasjon.
Dyrt skriv ut to kvitteringar på transaksjonen, til seljar og Kassekontor.

Tilhøyrande reknskapstransaksjoner:

Vekselbeløp overføres frå valt safe-konto til sirkulasjonskonto-
Tilleggsinformasjon: ID og ansvarspersonar

Anna

Billettgjengen skal ut og selge billetter, og trenger derfor kontanter. De kommer til økokontoret og får tildelt en pengekasse med en passende sum penger. Funksjonæren i økonomigjengen som gir ut pengekassen registrerer også i CashFlow hvor mye penger det er i kassen når den blir gitt ut, samt hvem som får den utdelt.
Billettgjengen går tomt for kontanter i pengekassen de har fått utdelt, og kommer derfor opp til økonomigjengen for å få utdelt mer. Økofunksjonæren gir de mer penger, og registrerer dette i CashFlow.
Billettgjengen finner ut at de har alt for mye kontanter liggende, og stikker derfor opp med en del av kontantene. Økofunken putter kontantene tilbake i safen, og registrerer dette i CashFlow.
Billettgjengen er ferdig med å selge billetter, og stikker opp til økokontoret og leverer tilbake kassen. Økofunken teller over og registrerer i CashFlow. I tillegg registrerer han i CashFlow hvor mye de har solgt igjennom bankterminalen.
Økosjefen vil ha transaksjonene for en kasse i Visma, og går derfor inn i CashFlow og velger å laste ned alle transaksjonene for den gitte kassen, og importerer disse inn i Visma.
En økofunk henter ut Monte Carlo-sjettonger, og registerer dette i CashFlow.
Samme økofunk leverer tilbake sjettongene, og registerer antallet i CashFlow.
UKA11 begynner, og økosjefen går inn og oppretter en ny organisasjon i CashFlow for UKA11.

Brukarar

1. Kasserer
2. Administrator

Kvitteringer

Man ønsker utskrift av kvitteringer, noe som ser omtrent slik her ut:

Settlement:

Voucher:

Lenker: Start, dyrt