µFS Transaksjoner

Barsjefen må ha tunga en god del mer rett i munnen enn den gjengse bruker og følge grunnleggende regnskapsprinsipper for at dette skal bli rett. Vi vil her ta for oss en del typiske eksempler på transaksjoner og hvordan de skal føres.

Transaksjonstilstander

Avventende (Pending): Transaksjonen har blitt registrert som en gyldig transaksjon med korrekt debet- og kreditinnslag. I denne tilstanden er ingen kontoer påvirket.
Godkjent (Committed): Transaksjonen er sjekket inn og kontobalansene er oppdatert.
Avvist (Rejected): Transaksjonen har blitt avvist av en administrator, vennligst se transaksjonsdetaljene for begrunnelse.

Ved førstegangs bruk: Inngående balanse

Når en tar i bruk µFS (eller starter på et nytt regnskapsår i et tradisjonelt regnskap) så må få med seg den nåværende balansen i barens økonomi. Dette vil typisk si hvor mye baren skylder/har til gode hver enkelt av sine medlemmer (liabilities/gjeld), hvor mye baren har på konto og i kontanter (assets/eiendeler), og hva barens egenkapital er, enten negativ eller positiv (equity). Inntekter og utgifter har ingenting med balansen å gjøre, og income/expense-kontoer er derfor heller ikke del av registreringen av inngående balanse når en tar systemet i bruk. Alle regnskapssystemer, inkludert µFS, har en rapport som viser den nåværende balansen i økonomien.

Eksempel

Bar Bitteliten har 3000 kr på konto, 200 kr i kontanter, skylder 2500 kr til Per (han har handlet mye for baren), har 100 kr til gode fra Mari (hun har spist mer sjokolade enn hun har dekning til). Differansen mellom barens assets (3000 + 200 3200 kr) og liabilities (2500 - 100 2400 kr) på 800 kr er barens egenkapital (equity), som den har tjent opp ved å selge sjokoladen sin med litt profitt. Når en har ført dette rett med tanke på debet (pluss) og kredit (minus), så blir summen av debit- og kreditsidene like, i dette tilfelle 3300 kr. Dersom de ikke er like, er noe feil.

Konto	Type	Debet	Kredit
Bank	Asset	3000
Kontanter	Asset	200
Per	Liability		2500
Mari	Liability	100
Egenkapital	Equity		800
Sum		3300	3300

Bankinnskudd

Mari har fått studielån og betaler inn gjelden sin på 100 kr og ytterligere 600 kr for å dekke den kommende helgens festival. Lars er tatt opp som nytt medlem og setter inn 400 kr. Balansen opprettholdes ved at barens bankkonto får mer penger og Mari får mer penger tilgode som hun kan bruke.

Konto	Type	Debet	Kredit
Bank	Asset	1100
Mari	Liability		700
Lars	Liability		400
Sum		1100	1100

Etter bankinnskuddene er registrert har Mari en saldo på 600 kr (700 - 100) og Lars 400 kr. På diagrammet tilsvarer dette kant 1.

Oppgjør av krysseliste

Etter helgens festival har både Per, Mari og Lars krysset en hel del snacks og drikke. Det er på tide at barsjefen gjør opp krysselisten og registrerer det i µFS. Oppgjør av krysselisten medfører at de som har krysset får lavere saldo, mens baren registrerer inntekt ( 2 ).

Konto	Type	Debet	Kredit
Salg	Income		385
Per	Liability	170
Mari	Liability	90
Lars	Liability	125
Sum		385	385

Siden denne registreringen bare endrer balansekontoer av typen liability/gjeld vil balanserapporten nå vise at baren har en nettoinntekt på 385 kr i år. For å se hva nettoinntekten er regnet ut i fra bruker en inntektsrapporten som summerer alle income/expense-kontoer, men ikke bryr seg med balansekontoer.

Innkjøp av varer

Per fortsetter med handlingen sin for baren og kjøper en pakke melkesjokolade for 320 kr ( 1 og 3 ). Et varekjøp er en kostnad for baren ved at den nå skylder Per 320 kr mer enn før. På den andre siden får baren et større varelager (eiendel/asset), men det sparer vi til varetellingen.

Konto	Type	Debet	Kredit
Varekjøp	Expense	320
Per	Liability		320
Sum		320	320

Pant av flasker

Per glemte å ta med pant når han handlet, så han går en ny tur i butikken og panter for 174 kr. Siden Per lever i det 21. århundre går han ikke i banken for å sette inn pengene på barens konto, men beholder dem selv. I praksis kan vi se på dette som at baren har solgt panten til Per for 174 kr, med andre ord skal per ha 174 kr mindre på kontoen sin i baren ( 4 ).

Konto	Type	Debet	Kredit
Panting	Income		174
Per	Liability	174
Sum		174	174

Income-kontoen "Panting" kunne like gjerne vært "Salg"-kontoen som ble brukt når Per, Mari og Lars krysset snacks og drikke sist helg, men siden begge kontoene er inntektskontoer behandles de likt overalt i µFS og summeres sammen der det trengs. Med andre ord betyr det at vi har en egen konto for panting bare at vi vet hvor mye vi har pantet over tid.

Lenker: Start, ufs