billig.samfundet.no

http://billig.samfundet.no er administrasjonsgrensesnittet for å selge billetter over disk, samt administrere arrangementer. Det er definert to aksessnivåer: administrator og billettselger. Billetselger vil sitte typisk sitte på Stripa, i luka ved inngangen eller på KK. Personer med admin-tilgang vil kunne legge inn nye arrangementer, eventuelt endre gamle, samt skrive ut rapporter og annet administrativt.

Arrangementer - vanlig salg av billetter, administrasjon for å opprette eller endre arrangementer.
Hurtigsalg - Nytt selgergrensesnitt for å selge til flere arrangementer raskt
Ordrer - for refusjon, e-postutsending eller printing av billetter.
Innstillinger
Utskriftskø
Rapporter
Offline-eksport
Kasseoppgjør
Om Billig

Menyvalg

Grensesnittet brukes både av billettselger og for å legge inn og generelt administrere arrangementer. Vi har i dag følgende hovedfunksjonalitet.

Arrangementer

Brukes for å velge arrangementer å selge til, legge til nye arrangementer eller endre eksisterende.

Salg til kunder

Det er mulig å selge en flere eventer samtidig. Dette gjøres ved å huke av hvert enkelt arrangement og velg 'Selg' nederst. Eller man kan selge direkte til et arrangement ved å trykke på det. Ny funksjonalitet lar deg velge mellom kort eller kontant for utskrift av kasseoppgjør. Ved kontantsalg kan man i tillegg fylle inn hvor mye man mottar så vil Billig regne ut hvor mye kunden skal ha tilbake. Det er ikke mulig å endre et kontantsalg til kredittsalg etter at salget er utført, så man bør vente med å fullføre salget til kunden eventuelt har betalt. Det er heller ikke mulig å definere '100 kronter kontant, resten på kort' da dette er et noe smal use-case.

Man har i siste versjon av Billig også fått støtte for egne inngangsbilletter eller fotskattbilletter for UKA. Dette er veldig UKA spesifikt og helst noe Samfundet skal holde seg unna. Arrangementer krever ikke fotskattbilletter, men foreslår dem. Dette er en viktig forskjell. UKEfunker trenger ikke fotskatt, mens alle andre trenger det dersom de skal inn på huset. Du som selger må manuelt sørge for at kunden får så mange fotskattbilletter som han trenger på en gitt dato. Hvis du ikke er helt sikker på hvordan disse billettene henger sammen, snakk med sjefen din.

Siste versjon har også fått støtte for å selge nummrerte seter i Storsalen. Dette skjer ved at du blir sendt til et salkart for å velge hvilke plasser kunden skal få. Det er dessverre ingen mulighet til å få systemet til å foreslå plasser. Dette har vært diskutert, men ble ikke implementert. Kunder kan derfor skape kø ved å mase om å få velge plasser selv. Hold hode kaldt :-)

Reservasjon (for bedrifter)

UKA har et behov for å kunne lage reservasjoner til revyen. Man har derfor laget generell støtte for reservasjoner. For å kunne opprette en reservasjon må man ha administratortilgang, siden dette ikke er noe som vanligvis gjøres av selgere. Ved reservasjon finnes ikke den vanlige grensen på 9 billetter pr prisgruppe. Reserverasjon opprettes fra menyvalget Arrangementer og gjøre ved å huke av ett eller flere arrangementer og velge Lag reservasjon. Her har man mulighet til å taste inn e-postadresse og en utløpsdato, i tillegg til antall billetter i forskjellige prisgrupper. For å finne tilbake en reservasjon må man enten skrive ned referansenummeret eller søke på e-postadresse.

Det er begrensede muligheter for å forandre en reservasjon. Dette pga måten billig er bygd opp og håndterer salg av billetter. Før reservasjonen er betalt kan det fjernes billetter dersom kunden ønsker det. Det er dog ikke mulig å legge til nye billetter. Ved endring bør man sende ut en ny giro eller på annen måte informere kunden.

Dersom man skal legge til en eller flere billetter til en eksisterende ordre må man lage en ny og flytte over billetter. Dette gjøres lettest i samarbeid med ITK slik at andre ikke rekker å ta billettene, eller velge de samme setene. Dersom det blir et stort behov får man se på en løsning hvor dette kan gjøre på web.

Dersom kunden betaler via (det enda ikke eksiterende) grensesnittet til uka.no eller et annet grensesnitt på web vil reservasjonen automatisk settes som betalt. Hvis den betales via giro må man manuelt inn og endre reservasjonen til et salg. Det er veldig dumt å glemme dette siden reservasjonen vil gå ut billettene da vil selges som vanlig.

Legge inn nye arrangementer

Pr i dag kan arrangementer legges inn på to måter. Enten rett i webgrensesnittet eller via start.samfundet.no først. Start brukes bare av Samfundet, for å integrere mellom dave og Billig. Her kan man opprette arrangementer med samme navn, men som går flere dager på rad. Dette er ikke støttet for vanlige arrangementer opprettet.

UKA legger inn arrangementer i Billig først og knytter disse sammen med arrangementer i sin egen database i etterkant. Billig har også støtte for å koble eventer i andre databaser ved at organisasjon og external_id sammen skal være unik.

UKA skal også ha revyeventer med plassreservasjon. Innlegging av disse gjøres av ITK via et eget script siden revyeventer har mange spesialtilfeller som enklest kan håndteres slik.

Ved innlegging må man sette dato for arrangementet, når billettsalget skal starte og slutte, antall billetter samt forskjellige priser. For hver prisgruppe som legges inn kan man bestemme om den kan legges på kort og om den skal kunne selges på nett. I tillegg kan man legge inn en kort tekst til hvert arrangement og velge layout for a4 og vanlig billett. Teksten vil komme på billetten og brukes feks for å indikere at arrangementet har 18 års aldersgrense.

Endring av eventer

Ikke alle parametere til et arrangement er mulig å endre (les om policy på endring av prisgrupper under), men de fleste er det. Endringer gjøres rett i databasen og vil derfor ha øyeblikkelig virkning. Merk at samfundet.no og billig ikke bruker samme database, så arrangementer som er lagt inn i dave først må endres begge steder. Det er pr i dag ikke mulig å knytte et opprettet arrangement til et arrangement i dave (altså opprette i Billig først, så på start.samfundet.no). Dersom det blir et stort behov bør man tenke på om dette skal være mulig.

Merk policy på endring av prisgrupper. Det er ikke mulig å endre prisen på en billett. Dette fordi billetter allerede kan være solgt til denne prisen. Dersom et arrangement endrer pris vil man legge til en ny prisgruppe og si at den gamle ikke lengre er tilgjengelig for nettsalg.

Tilsvarende er det heller ikke mulig å faktisk slette et arrangement, mye av samme grunn. Det anbefales at man rett og slett heller flytter datoen på arrangementet (til et år tilbake i tid e.l.), slik at det kommer «ut av veien». Man gjør da smart i å fjerne nettsalg også slik at ikke er mulig å selge via web. (Det kan slettes i databasen manuelt etterpå, men vær obs på at innslippsmaskinene ikke vil synkronisere ned en slik sletting.)

Hurtigsalg

TODO: (jorabra)

Ordrer

Det er mulig å slå opp tidliggere ordre via referansenummer, e-postadresse eller medlemsnummer. Det gjøres også forskjell på aktive og inaktive ordre. Aktive ordre har billetter til arrangementer som ikke har vært. Ved å søke opp en ordre kan man bekrefte at en e-postadresse er brukt til kjøp, se når den er solgt osv. Vi har også mulighet her til å vise fem siste siffer av visakort. Dette er foreløpig ikke implementert, men kan komme dersom behovet melder seg.

Etter å ha søkt opp en ordre kan den refunderes, printes på nytt eller endres (medlem byttes til ikke medlem). Det er også mulig å sende ordre på nytt dersom kunden ikke har mottat e-posten som ble sendt ut. Her må man være nøye med å verifisere at personen virkelig har e-postadressen som skrives inn.

Innstillinger

TODO: (klette) Setting av kasseoppgjør.

Sette opp salgssted og hvilken printer som benyttes. Denne dukker automatisk opp ved behov (du kan f.eks. ikke selge billetter uten å ha definert hvor du selger fra og hvilken skriver du vil skrive dem ut på).

Utskriftskø

I menyvalget for utskriftskø er det mulig å se hvilke jobber som ikke er blitt printet ut. Dersom det ligger jobber her er det stort sett fordi noen har glemt å koble til printere før de begynnte å selge. Dette er en vanlig feil og oppdages ofte ganske raskt. Når printeren settes opp og printerdemonen start vil billettene komme ut.

Det er også mulig å slette jobber i kø. Dette gjøres dersom billetter ble skrevet ut feil eller solg og så refundert. Det er viktig at man er sikker på hva man gjør før man sletter jobber i kø. Helst bør det gjøres av den som solgt billettene og dermed sørget for at jobben ble lagt i kø i første omgang. Dersom billettene ikke er refunder (men skal det) bør dette gjøres før jobben fjernes. Det er mulig å se ordrenummeret til billetter i printerkø fra beskrivelsen.

Rapporter

Slå opp hvor mye er solgt i dag på gitt salgssted (for telling av kontantkasse), for hele måneden og de forskjellige arrangementene. Rapportene er blant de delene som trenger mest jobb – det er relativt rudimentært foreløpig (men 100% etter kravspec). Merk at man kan få en relativt detaljert rapport per-arrangement fra «Arrangementer»-delen hvis man er administrator; denne innebærer bl.a. en oversikt over hvilke prisgrupper som er blitt solgt hvor.

Offline-eksport

Brukes i sånne morsomme tilfeller hvor nettet er nede og dødt. Du får en fil ved navn «offline.zip»; legg denne i rotkatalogen på en USB-minnepinne eller annet egnet medium. Når du så setter den inn i en av billettmaskinene, vil den automatisk gjøre en enveis-synkronisering mot innholdet av minnepinnen, som om den hadde vært på nett.

Kasseoppgjør

Billig fikk i sommeren 2007 støtte for kasseoppgjør. Dette var en feature laget spesefikt mot UKA, men ble ikke tatt i bruke i UKA-07. Vi valgte alikevel å beholde kassoppgjør for samfundet, da man har ettersøkt mer økonomisk kontroll i Billig. Kasseoppgjør er knyttet opp mot èn selger, ett salgsted og en kasse. På samfundet benytter man seg kun av èn kasse, kalt Samfundets felleskasse. Det vil si at den eneste endringen man kan gjøre i billig uten å måtte lukke kasseoppgjøret og opprette ett nytt, er å bytte printer.

For selgere: Når man starter å selge, da ved å velge innstillinger opprettes det automatisk et nytt kasseoppgjør for deg. Hvis man har et tidligere kasseoppgjør man har glemt å lukke, vil man få spørsmål om å enten fortsette på dette kasseoppgjøret eller å avslutte den gamle før det opprettes et nytt et. Fortsetting på kasseoppgjør er ment som en safety-feature i tilfelle browseren tar livet av cookiesene sine e.l.

Informasjon om det aktive kasseoppgjøret finner man under Kasseoppgjørslinken i menyen. Her kan man også avslutte oppgjøret, og se på gamle oppgjør.

For administratorer: I tillegg til det grensesnittet selgerne har, har man et admingrensesnitt til kasseoppgjørene. Dette finner man under Rapporter -> Kasseoppgjør.

Her vil man se de 15 siste kasseoppgjørene, evt de siste 15 med unormalt høy differanse hvis diff-håndtering er skrudd på (det er av for samfundet, og ment mest for UKA evt andre organisasjoner som låner billig). Her kan man se mer detaljer om kasseoppgjørene. Man har også søkefunksjonalitet nederst på siden.

TODO: legg til mer om differanse-håndteringen, ikke kritisk dog før ISFiT/UKA.

Om Billig

Vel, en liten skryteside for å si hvem som har vært med å bidratt til at Billig er blitt en realitet.

Lenker: Start, billig, billig database, billig dave, billig dør, billig generelt, billig utskrift